Word in Präsentation umwandeln: Vorbereitung und zwei Wege

Dokument und Präsentation sind verschiedene Genres

Ein Word-Dokument liest man von vorn nach hinten, im eigenen Tempo – lange Absätze, Fußnoten und Einschränkungen sind dort richtig aufgehoben. Eine Präsentation sieht man Folie für Folie, oft während jemand spricht. Deshalb funktioniert es fast nie, ein Dokument unverändert auf Folien zu übertragen: Heraus kommt eine Textwand, die niemand liest.

Bevor du ein Dokument in Folien verwandelst, überleg dir, wie sie gesehen werden. Wird das Deck in einem Termin vorgetragen, brauchen die Folien Aussagen und Zahlen, die Details ergänzt du mündlich. Wird es als Link oder Datei verschickt, muss jede Folie ohne dich verständlich sein – dann steht mehr Text darauf, aber immer noch viel weniger als im Dokument.

So bereitest du das Dokument vor

Ein wenig Vorarbeit in Word spart viel Zeit beim Korrigieren der Folien. Das ist zu tun:

1. Überschriften auszeichnen. Jeder Abschnitt, der zu einer Folie oder einem Teil des Decks wird, bekommt eine eigene Überschrift. Formuliere Überschriften als Aussagen, nicht als Themen: „Umsatz um 12 % gestiegen“ statt „Umsatz“.
2. Lange Absätze aufteilen. Ein Absatz, ein Gedanke. Ein Absatz, der drei Dinge erklärt, wird zu drei Folien – oder zu einer überladenen.
3. Aufzählungen als Listen setzen. Phasen, Vorteile und Anforderungen lesen sich auf einer Folie als Liste besser als in einem Satz voller Kommas.
4. Zahlen beschriften. Jede Zahl bekommt eine Einheit, einen Zeitraum und bei Bedarf eine Quelle: „7.380 Neukunden im 3. Quartal“, nicht „7.380“.
5. Streichen, was nur ins Dokument gehört. Inhaltsverzeichnis, Literaturangaben, Fußnoten, juristische Hinweise und Anhänge braucht es auf Folien nicht. Kannst du nicht darauf verzichten, heb sie für die letzten Folien auf.
6. Tabellen verkleinern. Eine Tabelle mit zwanzig Zeilen lässt sich auf einer Folie nicht lesen. Behalte die Zeilen, die deine Aussage stützen, und verschieb den Rest in einen Anhang.

Bilder, Diagramme und die Formatierung aus Word kommen bei beiden Wegen unten meist nicht mit – die ergänzt du in der Präsentation.

Weg 1: von Hand, mit einer Gliederung in PowerPoint

PowerPoint kann von sich aus Folien aus einem Word-Dokument bauen. Das funktioniert über Formatvorlagen für Überschriften, wie es in der Hilfe von Microsoft beschrieben ist:

1. Formatvorlagen zuweisen. Zeilen, die zu Folientiteln werden, bekommen „Überschrift 1“, die Punkte auf den Folien „Überschrift 2“.
2. Dokument speichern und schließen. PowerPoint fügt keine Datei ein, die in Word geöffnet ist.
3. Gliederung einfügen. In PowerPoint für Windows wählst du „Neue Folie“ > „Folien aus Gliederung“ und dann im Dialog „Gliederung einfügen“ die Datei.

Ein Haken: Text in der Formatvorlage „Standard“ landet nicht in PowerPoint, und hat das Dokument gar keine Überschriften-Formatvorlagen, macht PowerPoint aus jedem Absatz eine Folie. PowerPoint für das Web kann das nicht. Der Weg ist genau, aber Handarbeit: Alles, was nicht als Überschrift ausgezeichnet ist, musst du neu tippen, und gestalten musst du die Folien trotzdem selbst.

Weg 2: das Dokument einer KI geben

Dienste, die Präsentationen aus Text bauen, gehen anders vor: Sie lesen das ganze Dokument, schlagen eine Gliederung der Folien vor und verteilen den Text auf eine Vorlage. Formatvorlagen für Überschriften brauchen sie nicht – die Gliederung folgt dem Inhalt –, aber die Vorbereitung von oben verbessert auch hier das Ergebnis.

Das größte Risiko sind verlorene oder verfälschte Fakten: Ein Modell kann eine Liste kürzen, eine Zahl runden oder den Sinn verschieben. Deshalb ist wichtig, wie der Dienst sein Ergebnis prüft – und es lohnt sich, die Folien selbst mit dem Dokument zu vergleichen.

Was du nach der Umwandlung prüfen solltest

• Zahlen und Namen. Vergleich jede Zahl auf den Folien mit dem Dokument.
• Listen. Sind alle Punkte da, in der richtigen Reihenfolge?
• Überladene Folien. Trägt eine Folie mehr als einen Gedanken, teil sie.
• Reihenfolge. Ein Deck darf anders aufgebaut sein als das Dokument: erst die Ergebnisse, die Details zum Schluss.
• Der Schluss. Die letzte Folie zeigt den nächsten Schritt oder einen Kontakt, nicht „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“.

So geht es in JamPres

Zieh auf der Seite „Word oder PDF in Präsentation“ eine Datei in das Feld oder drück „Datei auswählen“. Möglich sind PDF und .pptx bis 100 MB sowie .docx, .txt und .md bis 5 MB. Das alte .doc-Format geht nicht: Speichere das Dokument als .docx. Die Datei wird in deinem Browser gelesen – an den Server geht nur der Text für die Präsentation. Ist der Text länger als 30.000 Zeichen, wird der Anfang übernommen; kürze ein langes Dokument auf das Wesentliche oder teil es auf mehrere Präsentationen auf.

Danach öffnet sich eine neue Präsentation, und ein paar Sekunden später siehst du die Gliederung: Titel und Kern jeder Folie und ihr Layout. Die Gliederung ist kostenlos – korrigiere Titel und Reihenfolge, füg Folien hinzu oder lösch sie. Für das passende Genre drückst du „Text ändern“, wählst unter „Wofür“ zum Beispiel „Bericht“ oder „Verkaufsangebot“ und erstellst die Gliederung neu: Das Genre bestimmt die Geschichte der Gliederung und wie viel Text auf jede Folie kommt.

Listen aus deinem Text – Aufzählungen und nummerierte Listen in Word sowie Zeilen, die mit einem Strich, einem Aufzählungszeichen oder einer Zahl beginnen – bleiben Punkt für Punkt erhalten: Jeder Punkt kommt auf die Folien, und eine lange Liste wird auf benachbarte Folien verteilt. In der Gliederung steht an so einer Folie der Hinweis „Liste aus deinem Text: N Punkte, jeder bleibt auf der Folie“. Fehlt dieser Hinweis bei einer wichtigen Liste, drück „Text ändern“ und setz vor jeden Punkt einen Strich.

Dann wählst du eine Vorlage und drückst „Folien erstellen“. Zahlen in Kennzahlen, Tabellen und Diagrammen stammen nur aus deinem Text, und ein zweites Modell gleicht die fertigen Folien mit der Quelle ab: Zahlen, Namen, Sinn und verlorene Punkte. Der Bildschirm beim Erstellen zeigt, wie viele Stellen korrigiert wurden, und die Liste der Korrekturen lässt sich aufklappen. Ist die Prüfung nicht rechtzeitig fertig geworden, steht das dort ebenfalls – dann prüf Zahlen und Namen selbst.

Stehen die Folien im Dokument schon fertig da und sollen nicht umgeschrieben werden, melde dich an und schalte „Wörtlich“ ein: Der Text wird nicht umgeschrieben, das Modell verteilt ihn nur auf Folien. Zeilen mit „---“ oder „Folie N“ markieren, wo eine neue Folie beginnen soll. Das Erstellen kostet Credits, die Gliederung nicht; wie viele Credits dein Tarif enthält, steht im Hilfeartikel über Credits. Eine Präsentation, die ohne Anmeldung entstanden ist, musst du vor dem Veröffentlichen speichern: Anmeldung per E-Mail, ohne Passwort. Eine PDF-Datei der fertigen Präsentation gibt es in jedem Tarif, eine PowerPoint-Datei ab dem Tarif Base.