Präsentation tracken: So erfährst du, ob jemand sie angesehen hat

Du hast eine Präsentation an einen Kunden, eine Investorin oder deine Chefin geschickt – und nichts gehört. Wurde sie gelesen, und man denkt noch nach? Oder nie geöffnet? Ein E-Mail-Anhang kann das nicht beantworten. Hier erfährst du, wie du es herausfindest, auf welche Zahlen du schauen solltest und wie du dabei nicht in Überwachung abrutschst.

Warum eine Datei es dir nicht sagt

Eine PDF- oder PowerPoint-Datei, die aus einer E-Mail heruntergeladen wurde, liegt auf einem fremden Rechner und meldet dir nichts zurück. Lesebestätigungen helfen auch kaum: Der Empfänger kann sie ablehnen, und selbst wenn eine ankommt, sagt sie nur, dass die E-Mail geöffnet wurde – nicht die Präsentation.

Bleiben zwei Möglichkeiten: direkt fragen oder statt einer Datei einen Link auf eine Seite schicken, die Aufrufe zählt.

Drei Wege, es herauszufinden

Ein Link ist einer Datei noch aus einem anderen Grund überlegen: Du kannst ihn nach dem Versand aktualisieren – einen Tippfehler oder eine Zahl korrigieren –, und der Empfänger sieht die neue Version.

Auf welche Zahlen du schauen solltest

• Aufrufe – wie oft die Seite geöffnet wurde. Eine Person kann sie dreimal öffnen.
• Zuschauer – wie viele verschiedene Menschen, ungefähr: Ohne Registrierung kann ein Dienst Zuschauer nur an indirekten Merkmalen erkennen.
• Durchschnittliche Ansichtsdauer – wie lange die Leute im Schnitt auf der Seite bleiben.
• Bis zum Ende gelesen – welcher Anteil der Aufrufe die letzte Folie erreicht hat.
• Pro Folie – wie viele Zuschauer jede Folie erreicht haben, wie lange sie dort geblieben sind und wo am häufigsten abgebrochen wird.
• Quellen – woher die Leute kamen: E-Mail, Messenger, eine Website oder direkt.
• Geräte und Länder – Smartphone oder Computer und von wo.

Wie du diese Zahlen liest

Kleine Zahlen sind keine Statistik. Hast du die Präsentation an drei Leute geschickt, können fünf Aufrufe eine einzige Person sein, die sie erst auf dem Smartphone und dann auf dem Laptop geöffnet hat. Zieh Schlüsse aus Verläufen, nicht aus einem einzelnen Tag.

Lange Verweildauer heißt nicht immer Interesse. Bei einer Tabelle bleiben Leute hängen, weil Lesen Zeit braucht. Bei einer Folie mit einem einzigen Satz kann eine lange Pause bedeuten, dass der Gedanke unklar ist. Vergleiche die Zeit damit, wie viel auf der Folie steht.

Schau, wo die Leute aussteigen. Bricht die Hälfte der Zuschauer bei einer Folie ab, prüf diese Folie und die davor: zu lang, unklar – oder die Person hat gefunden, wonach sie gesucht hat, zum Beispiel den Preis. Das ist ein Anlass, die Folie umzuschreiben oder das Wichtige weiter nach vorn zu holen.

Viele Smartphones? Prüf die mobile Ansicht. Links aus Messengern werden oft unterwegs geöffnet. Ist der Anteil der Smartphones hoch, schau dir die Präsentation selbst auf dem Smartphone an: Ist der Text lesbar, sind die Tabellen zu klein?

Bots und Linkvorschauen. Messenger und E-Mail-Dienste öffnen einen Link selbst, um eine Vorschaukarte mit Bild zu erzeugen. Eine gute Analyse zählt das nicht mit, sonst würde jeder Link, der in einen Chat eingefügt wird, als „Aufruf“ auftauchen.

Zuschauer sind auch Menschen

Zu wissen, dass eine Präsentation geöffnet wurde und wie weit gelesen wurde, ist in Ordnung: Das sind Gesamtzahlen, die niemanden identifizieren. Zu wissen, wer genau zugesehen hat, ist etwas anderes – und fairer, wenn die Person es weiß: wenn sie ihre E-Mail-Adresse selbst eingegeben und gesehen hat, dass der Autor sie sehen wird.

Und halte niemandem seine eigene Statistik vor. „Ich sehe, Sie haben drei Minuten auf der Preisfolie verbracht“ klingt nach Überwachung. Fang das Gespräch einfach mit den Preisen an – du weißt ja schon, dass sie wichtig sind.

So geht es in JamPres

Veröffentliche die Präsentation und verschick den Link – jeder Aufruf fließt in die Analyse. Auf der Seite der Präsentation zeigt der Tab „Übersicht“ die Aufrufe der letzten 30 Tage, die Details stehen im Tab „Analyse“.

Was gezählt wird und was nicht:

• deine eigenen Aufrufe, solange du angemeldet bist, zählen nicht, ebenso wenig Bots und Linkvorschauen;
• Zuschauer bekommen keine Cookies, und in ihrem Browser wird nichts gespeichert: Ein Zuschauer wird über einen täglichen Hash gezählt, IP-Adressen werden nicht gespeichert;
• deshalb werden eindeutige Zuschauer pro Tag gezählt – wer den Link am Montag und noch einmal am Mittwoch öffnet, zählt als zwei Zuschauer.

Wie viel du siehst, hängt vom Tarif der Person ab, der die Präsentation gehört:

Um Namen zu sehen, wähle unter „Wer sie öffnen kann“ die Option „E-Mail“ – das gibt es ab dem Tarif Base. Der Zuschauer sieht „Der Autor bittet Sie, sich vorzustellen“ und einen Hinweis, dass der Autor seine E-Mail-Adresse sehen wird; der Name ist freiwillig. Die Adresse wird nicht überprüft: Es ist eine Vorstellung, keine Anmeldung. In der „Analyse“ erscheint dann der Bereich „Wer zugesehen hat“ mit E-Mail, Besuchen, Zeit und wie weit die Person gekommen ist. Bittet ein Zuschauer darum, kannst du ihn löschen, und seine Aufrufe bleiben anonym erhalten.

Du musst nicht stündlich ins Dashboard schauen: Die E-Mail „Deine Präsentation wurde N-mal geöffnet“ kommt ein paar Stunden nach den ersten Aufrufen und danach höchstens einmal pro Woche, solange weiter zugesehen wird. Abschalten kannst du sie in den Kontoeinstellungen. Veröffentlichst du die Präsentation als Website, zeigt die Analyse außerdem „Wie weit sie auf der Website scrollen“, Abschnitt für Abschnitt – ebenfalls ab dem Tarif Base.

Die Analyse funktioniert mit jeder Vorlage – hier ein paar, die sich gut lesen, wenn eine Präsentation als Link verschickt wird: