Cómo pasar un Word a presentación: preparación y dos métodos

Un documento y una presentación son géneros distintos

Un documento de Word se lee de principio a fin, al ritmo de cada uno, y en él caben párrafos largos, notas al pie y matices. Una presentación se ve diapositiva a diapositiva, a menudo mientras alguien habla. Por eso pasar un documento a diapositivas tal cual casi nunca funciona: sale un muro de texto que nadie lee.

Antes de convertir un documento en diapositivas, decide cómo se van a ver. Si la presentación se expone en una reunión, las diapositivas necesitan afirmaciones y cifras, y los detalles los añades tú de viva voz. Si se envía como enlace o como archivo, cada diapositiva tiene que leerse sin ti: llevará más texto, pero aun así mucho menos que el documento.

Cómo preparar el documento

Un poco de preparación en Word ahorra mucho tiempo corrigiendo diapositivas. Qué hacer:

1. Marca los títulos. Cada sección que vaya a ser una diapositiva o una parte de la presentación lleva su propio título. Escribe los títulos como conclusiones, no como temas: «Las ventas crecieron un 12 %» en lugar de «Ventas».
2. Divide los párrafos largos. Un párrafo, una idea. Un párrafo que explica tres cosas se convierte en tres diapositivas, o en una abarrotada.
3. Convierte las enumeraciones en listas. Etapas, ventajas y requisitos se leen mejor en una diapositiva como lista que como una frase llena de comas.
4. Explica tus cifras. Cada cifra lleva unidad, periodo y, si hace falta, fuente: «7.380 clientes nuevos en el tercer trimestre», no «7.380».
5. Quita lo que solo sirve en un documento. El índice, la bibliografía, las notas al pie, las advertencias legales y los anexos no hacen falta en las diapositivas. Si no puedes prescindir de ellos, déjalos para las últimas diapositivas.
6. Reduce las tablas. Una tabla de veinte filas no se lee en una diapositiva. Quédate con las filas que respaldan tu idea y lleva el resto a un anexo.

Las imágenes, los gráficos y el formato de Word no suelen pasar con ninguno de los dos métodos que verás a continuación: los añades en la presentación.

Método 1: a mano, con un esquema en PowerPoint

PowerPoint tiene una forma integrada de crear diapositivas a partir de un documento de Word. Funciona con los estilos de título, como explica la ayuda de Microsoft:

1. Aplica estilos. Usa Título 1 para las líneas que serán títulos de diapositiva y Título 2 para los puntos de las diapositivas.
2. Guarda y cierra el documento. PowerPoint no inserta un archivo que esté abierto en Word.
3. Inserta el esquema. En PowerPoint para Windows, en la pestaña Inicio, abre la flecha de Nueva diapositiva, elige Esquema y selecciona el archivo en el cuadro de diálogo Insertar esquema.

Un inconveniente: el texto con estilo Normal no pasa a PowerPoint, y si el documento no tiene estilos de título, PowerPoint crea una diapositiva por cada párrafo. PowerPoint para la web no admite esta función. El método es preciso, pero manual: todo lo que no esté marcado como título hay que volver a escribirlo, y además las diapositivas siguen sin diseño.

Método 2: subir el documento a la IA

Los servicios que crean presentaciones a partir de texto funcionan de otra forma: leen todo el documento, proponen un esquema de diapositivas y colocan el texto en una plantilla. No hacen falta estilos de título —el esquema sigue el sentido del texto—, pero la preparación anterior sigue mejorando el resultado.

El riesgo principal son los datos perdidos o alterados: un modelo puede acortar una lista, redondear una cifra o cambiar el sentido de una frase. Por eso importa cómo revisa el servicio su propio resultado, y conviene que compares tú mismo las diapositivas con el documento.

Qué revisar después de convertir

• Cifras y nombres. Compara cada cifra de las diapositivas con el documento.
• Listas. ¿Están todos los puntos, y en el orden correcto?
• Diapositivas abarrotadas. Si una diapositiva lleva más de una idea, divídela.
• El orden. Una presentación puede seguir un orden distinto al del documento: primero las conclusiones, al final los detalles.
• El final. La última diapositiva es el siguiente paso o un contacto, no «Gracias por su atención».

Cómo hacerlo en JamPres

En la página «Word o PDF a presentación», arrastra un archivo a la zona de carga o pulsa «Elegir archivo». Sirven PDF y .pptx de hasta 100 MB y .docx, .txt y .md de hasta 5 MB. El antiguo formato .doc no sirve: guarda el documento como .docx. El archivo se lee en tu navegador: al servidor solo llega el texto para la presentación. Si el texto supera los 30.000 caracteres, se usa el principio; reduce un documento largo a lo importante o divídelo en varias presentaciones.

Luego se abre una presentación nueva, y en unos segundos ves el esquema: el título y la idea de cada diapositiva y su diseño. El esquema es gratis: corrige títulos y orden, añade o elimina diapositivas. Para indicar el tipo de presentación, pulsa «Cambiar el texto», elige una opción en «Para qué es», como «Informe» o «Propuesta comercial», y vuelve a crear el esquema: el tipo define el relato del esquema y cuánto texto va en cada diapositiva.

Las listas de tu texto —las listas con viñetas y numeradas de Word, y las líneas que empiezan con un guion, una viñeta o un número— se conservan punto por punto: cada punto se queda en las diapositivas, y una lista larga se reparte entre diapositivas vecinas. En el esquema, esa diapositiva muestra la nota «Lista de tu texto: N puntos, cada uno se queda en la diapositiva». Si una lista importante no tiene esa nota, pulsa «Cambiar el texto» y pon un guion delante de cada punto.

Después elige una plantilla y pulsa «Crear las diapositivas». Las cifras de métricas, tablas y gráficos salen solo de tu texto, y un segundo modelo coteja las diapositivas terminadas con el original: cifras, nombres, sentido y puntos perdidos. La pantalla de creación muestra cuántas correcciones hizo, y puedes desplegar la lista. Si la revisión no terminó a tiempo, la pantalla también lo indica: entonces revisa tú las cifras y los nombres.

Si las diapositivas ya están escritas en el documento y no hace falta reescribirlas, inicia sesión y activa «Tal cual»: el texto no se reescribe, el modelo solo lo reparte en diapositivas. Las líneas «---» y «Diapositiva N» marcan dónde empieza una diapositiva nueva. Crear las diapositivas cuesta créditos; el esquema, no. Cuántos créditos tiene tu plan, en el artículo de ayuda sobre los créditos. Una presentación creada sin iniciar sesión hay que guardarla antes de publicarla: inicia sesión por email, sin contraseña. El PDF de la presentación terminada se descarga en cualquier plan; el archivo de PowerPoint llega con el plan Base.