Transformer un Word en présentation : préparer le document et deux méthodes

Un document et une présentation sont deux genres différents

Un document Word se lit d’un bout à l’autre, à son rythme, et les longs paragraphes, les notes de bas de page et les réserves y ont leur place. Une présentation se regarde diapositive après diapositive, souvent pendant que quelqu’un parle. C’est pourquoi transposer un document tel quel sur des diapositives ne marche presque jamais : on obtient un mur de texte que personne ne lit.

Avant de transformer un document en diapositives, décidez comment elles seront vues. Si la présentation est projetée en réunion, il faut des affirmations et des chiffres, et vous ajoutez les détails à l’oral. Si elle est envoyée par lien ou en fichier, chaque diapositive doit se lire sans vous : elle portera plus de texte, mais toujours bien moins que le document.

Comment préparer le document

Un peu de préparation dans Word épargne beaucoup de corrections sur les diapositives. Ce qu’il faut faire :

1. Balisez les titres. Chaque partie qui deviendra une diapositive ou une section de la présentation reçoit son propre titre. Écrivez les titres comme des conclusions, pas comme des sujets : « Les ventes ont progressé de 12 % » plutôt que « Ventes ».
2. Découpez les longs paragraphes. Un paragraphe, une idée. Un paragraphe qui explique trois choses donne trois diapositives — ou une seule, surchargée.
3. Transformez les énumérations en listes. Étapes, avantages, exigences se lisent mieux sur une diapositive en liste qu’en phrase pleine de virgules.
4. Légendez vos chiffres. Chaque chiffre a une unité, une période et, si besoin, une source : « 7 380 nouveaux clients au troisième trimestre », pas « 7 380 ».
5. Retirez ce qui n’a sa place que dans un document. Table des matières, bibliographie, notes de bas de page, mentions juridiques et annexes n’ont rien à faire sur les diapositives. Si vous ne pouvez pas vous en passer, gardez-les pour les dernières diapositives.
6. Réduisez les tableaux. Un tableau de vingt lignes est illisible sur une diapositive. Gardez les lignes qui appuient votre propos et renvoyez le reste en annexe.

Images, graphiques et mise en forme Word ne passent généralement pas avec l’une ou l’autre des méthodes ci-dessous : vous les ajoutez dans la présentation.

Méthode 1 : à la main, avec un plan dans PowerPoint

PowerPoint sait créer des diapositives à partir d’un document Word. La méthode s’appuie sur les styles de titre, comme l’explique l’aide de Microsoft :

1. Appliquez les styles. Titre 1 pour les lignes qui deviennent des titres de diapositive, Titre 2 pour les points des diapositives.
2. Enregistrez et fermez le document. PowerPoint n’insère pas un fichier ouvert dans Word.
3. Insérez le plan. Dans PowerPoint pour Windows, ouvrez le menu du bouton Nouvelle diapositive, choisissez Diapositives à partir d’un plan, puis sélectionnez le fichier.

Une limite : le texte au style Normal n’est pas transmis à PowerPoint, et si le document n’a aucun style de titre, PowerPoint fait une diapositive de chaque paragraphe. PowerPoint pour le web ne propose pas cette fonction. La méthode est précise mais manuelle : tout ce qui n’est pas balisé comme titre doit être ressaisi, et il reste à mettre les diapositives en forme.

Méthode 2 : importer le document dans l’IA

Les services qui créent des présentations à partir d’un texte procèdent autrement : ils lisent tout le document, proposent un plan de diapositives et répartissent le texte dans un modèle. Les styles de titre ne sont pas nécessaires — le plan suit le sens —, mais la préparation ci-dessus améliore quand même le résultat.

Le principal risque est la perte ou la déformation des faits : une IA peut raccourcir une liste, arrondir un chiffre ou déplacer le sens. Il importe donc de savoir comment le service vérifie son résultat, et de comparer vous-même les diapositives au document.

Ce qu’il faut vérifier après la conversion

• Chiffres et noms. Comparez chaque chiffre des diapositives avec le document.
• Listes. Tous les points sont-ils là, dans le bon ordre ?
• Diapositives surchargées. Si une diapositive porte plus d’une idée, coupez-la.
• Ordre. Une présentation peut suivre un autre ordre que le document : les conclusions d’abord, les détails à la fin.
• La fin. La dernière diapositive est la prochaine étape ou un contact, pas « Merci de votre attention ».

Comment faire dans JamPres

Sur la page « Word ou PDF en présentation », déposez un fichier dans le cadre ou cliquez sur « Choisir un fichier ». Les formats acceptés sont le PDF et le .pptx jusqu’à 100 Mo, ainsi que .docx, .txt et .md jusqu’à 5 Mo. L’ancien format .doc ne convient pas : enregistrez le document en .docx. Le fichier est lu dans votre navigateur : seul le texte de la présentation est envoyé au serveur. Si le texte dépasse 30 000 caractères, c’est le début qui est utilisé ; réduisez un long document à l’essentiel ou répartissez-le sur plusieurs présentations.

Une nouvelle présentation s’ouvre alors, et quelques secondes plus tard vous voyez le plan : le titre et le résumé de chaque diapositive, ainsi que sa mise en page. Le plan est gratuit : corrigez les titres et l’ordre, ajoutez ou supprimez des diapositives. Pour indiquer le genre, cliquez sur « Modifier le texte », choisissez un usage dans « À quoi elle sert », par exemple « Rapport » ou « Proposition commerciale », et recréez le plan : le genre façonne le récit du plan et la quantité de texte sur chaque diapositive.

Les listes de votre texte — listes à puces et numérotées de Word, et lignes qui commencent par un tiret, une puce ou un numéro — sont conservées point par point : chaque élément reste sur les diapositives, et une longue liste se répartit sur des diapositives voisines. Dans le plan, une telle diapositive porte la mention « Liste issue de votre texte : N éléments, chacun reste sur la diapositive ». Si une liste importante n’a pas cette mention, cliquez sur « Modifier le texte » et placez un tiret devant chaque élément.

Choisissez ensuite un modèle et cliquez sur « Créer les diapositives ». Les chiffres des indicateurs, tableaux et graphiques viennent uniquement de votre texte, et une seconde IA vérifie les diapositives terminées par rapport à la source : chiffres, noms, sens et points perdus. L’écran de création indique combien d’endroits elle a corrigés, et vous pouvez déplier la liste des corrections. Si la vérification n’a pas abouti à temps, l’écran le signale : vérifiez alors vous-même les chiffres et les noms.

Si les diapositives sont déjà rédigées dans le document et n’ont pas besoin d’être réécrites, connectez-vous et activez « Tel quel » : le texte n’est pas réécrit, l’IA se contente de le répartir sur les diapositives. Les lignes « --- » et « Diapositive N » indiquent où commence une nouvelle diapositive. La création coûte des crédits, le plan non ; combien de crédits comprend votre offre : voir l’article d’aide sur les crédits. Une présentation créée sans connexion doit être enregistrée avant publication : connexion par e-mail, sans mot de passe. Un fichier PDF de la présentation terminée se télécharge dans toutes les offres, un fichier PowerPoint à partir de l’offre Base.