Word till presentation: så förbereder du dokumentet och två sätt att göra bilder

Ett dokument och en presentation är olika genrer

Ett Word-dokument läser man från början till slut i sin egen takt, och där hör långa stycken, fotnoter och förbehåll hemma. En presentation ser man bild för bild, ofta medan någon pratar. Därför fungerar det nästan aldrig att flytta över ett dokument till bilder som det är: du får en vägg av text som ingen läser.

Innan du gör om ett dokument till bilder, bestäm hur de ska ses. Om presentationen hålls på ett möte behöver bilderna påståenden och siffror, och detaljerna lägger du till muntligt. Om den skickas som länk eller fil måste varje bild gå att läsa utan dig — den bär mer text, men fortfarande mycket mindre än dokumentet.

Så förbereder du dokumentet

Lite förarbete i Word sparar mycket tid när du rättar bilderna. Det här gör du:

1. Märk ut rubrikerna. Varje avsnitt som ska bli en bild eller en del av presentationen får en egen rubrik. Skriv rubriker som slutsatser, inte ämnen: ”Försäljningen ökade med 12 %” i stället för ”Försäljning”.
2. Dela upp långa stycken. Ett stycke, en tanke. Ett stycke som förklarar tre saker blir tre bilder — eller en trång.
3. Gör uppräkningar till listor. Etapper, fördelar och krav läses bättre på en bild som lista än som en mening full av kommatecken.
4. Sätt etikett på siffrorna. Varje siffra får en enhet, en period och vid behov en källa: ”7 380 nya kunder under tredje kvartalet”, inte ”7 380”.
5. Stryk det som bara hör hemma i ett dokument. Innehållsförteckning, referenser, fotnoter, juridiska förbehåll och bilagor behövs inte på bilderna. Kan du inte stryka dem, spara dem till de sista bilderna.
6. Krymp tabellerna. En tabell med tjugo rader går inte att läsa på en bild. Behåll raderna som stöder din poäng och flytta resten till en bilaga.

Foton och illustrationer, diagram och formatering från Word följer oftast inte med i någon av metoderna nedan — dem lägger du till i presentationen.

Metod 1: för hand, med en disposition i PowerPoint

PowerPoint har ett inbyggt sätt att bygga bilder från ett Word-dokument. Det utgår från rubrikformat, som det beskrivs i Microsofts hjälp:

1. Använd format. Ge rader som ska bli bildrubriker formatet Rubrik 1 och punkterna på bilderna formatet Rubrik 2.
2. Spara och stäng dokumentet. PowerPoint infogar inte en fil som är öppen i Word.
3. Infoga dispositionen. I PowerPoint för Windows väljer du Ny bild > Bilder från disposition och väljer sedan filen i dialogrutan.

En hake: text i formatet Normal skickas inte till PowerPoint, och om dokumentet saknar rubrikformat gör PowerPoint en bild av varje stycke. PowerPoint för webben har inte den här funktionen. Metoden är exakt men manuell: allt som inte är märkt som rubrik måste skrivas in igen, och bilderna behöver fortfarande formges.

Metod 2: ladda upp dokumentet till AI

Tjänster som bygger presentationer av text fungerar annorlunda: de läser hela dokumentet, föreslår en disposition för bilderna och lägger ut texten i en mall. Rubrikformat krävs inte — dispositionen följer innehållet — men förarbetet ovan ger ändå ett bättre resultat.

Den största risken är fakta som försvinner eller förvrängs: en modell kan korta en lista, avrunda en siffra eller förskjuta betydelsen. Därför spelar det roll hur tjänsten kontrollerar sitt resultat, och det lönar sig att själv jämföra bilderna med dokumentet.

Det här kontrollerar du efter konverteringen

• Siffror och namn. Jämför varje siffra på bilderna med dokumentet.
• Listor. Finns alla punkter med, i rätt ordning?
• Trånga bilder. Om en bild bär mer än en tanke, dela den.
• Ordning. En presentation kan gå i en annan ordning än dokumentet: slutsatserna först, detaljerna sist.
• Slutet. Sista bilden är nästa steg eller en kontaktuppgift, inte ”Tack för uppmärksamheten”.

Så gör du i JamPres

På sidan ”Word eller PDF till presentation” drar du en fil till rutan eller trycker på ”Välj fil”. Du kan använda PDF och .pptx på upp till 100 MB och .docx, .txt och .md på upp till 5 MB. Det gamla formatet .doc fungerar inte: spara dokumentet som .docx. Filen läses i din webbläsare — bara texten till presentationen skickas till servern. Om texten är längre än 30 000 tecken används början; korta ett långt dokument till det viktigaste eller dela upp det i flera presentationer.

Sedan öppnas en ny presentation, och efter några sekunder ser du dispositionen: rubriken och kärnan i varje bild samt dess layout. Dispositionen är gratis — rätta rubriker och ordning, lägg till eller radera bilder. Vill du ange genre trycker du på ”Ändra texten”, väljer något under ”Vad den ska användas till”, till exempel ”Rapport” eller ”Säljförslag”, och bygger dispositionen igen: genren styr dispositionens berättelse och hur mycket text som hamnar på varje bild.

Listor från din text — punktlistor och numrerade listor i Word samt rader som börjar med ett bindestreck, en punkt eller en siffra — behålls punkt för punkt: varje punkt blir kvar på bilderna, och en lång lista fördelas på intilliggande bilder. I dispositionen visar en sådan bild notisen ”Lista från din text: N punkter, var och en blir kvar på bilden”. Om en viktig lista saknar den notisen, tryck på ”Ändra texten” och sätt ett bindestreck framför varje punkt.

Välj sedan en mall och tryck på ”Bygg bilderna”. Siffror i nyckeltal, tabeller och grafer kommer bara från din text, och en andra modell kontrollerar de färdiga bilderna mot källan: siffror, namn, innebörd och punkter som fallit bort. Byggskärmen visar hur många ställen den rättade, och du kan fälla ut listan med rättelser. Om kontrollen inte hann bli klar säger skärmen det — kontrollera då siffror och namn själv.

Om bilderna redan är skrivna i dokumentet och inte behöver skrivas om, logga in och slå på ”Som den är”: texten skrivs inte om, modellen lägger bara ut den på bilder. Rader med ”---” och ”Bild N” markerar var en ny bild ska börja. Bygget kostar krediter, dispositionen gör det inte; hur många krediter din plan har står i hjälpartikeln om krediter. En presentation som byggts utan inloggning måste sparas innan du publicerar den: du loggar in med e-post, utan lösenord. En PDF-fil av den färdiga presentationen finns på alla planer (på Free med JamPres-märket), en PowerPoint-fil från Base.